Internkontrollforskriften er selve fundamentet i norsk HMS-arbeid. Denne artikkelen forklarer paragraf for paragraf hva som kreves, og hvordan små og mellomstore bedrifter kan innfri kravene uten å drukne i papirer.

Hva er internkontrollforskriften?

Formell tittel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Den trådte i kraft 1. januar 1997 og gjelder alle virksomheter som omfattes av arbeidsmiljøloven, brann- og eksplosjonsvernloven, forurensningsloven, produktkontrolloven, sivilbeskyttelsesloven, strålevernloven og el-tilsynsloven.

§5 – De åtte kravene til internkontroll

Kjernen i forskriften er §5, som lister åtte punkter internkontrollen skal omfatte:

  1. Sørge for at lover og forskrifter er tilgjengelige
  2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kompetanse
  3. La arbeidstakerne medvirke
  4. Fastsette mål for HMS
  5. Ha oversikt over organisasjonen
  6. Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage handlingsplaner
  7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser
  8. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen

Punkt 2 innebærer i praksis at ledere skal ha gjennomført HMS-kurs for ledere, og at ansatte har fått grunnleggende HMS-opplæring.

Skriftlig dokumentasjon – hva må lages?

§5, andre ledd krever at punktene 4–8 skal dokumenteres skriftlig. Dette betyr konkret:

  • HMS-mål – skriftlig formulert og datert
  • Organisasjonskart med ansvarsfordeling
  • Risikovurderinger for arbeidsoppgaver og arbeidsplass
  • Handlingsplaner med frister og ansvarlige
  • Avvikssystem som logger, behandler og lukker avvik
  • Årlig gjennomgang av hele HMS-systemet

Digitale internkontrollsystemer som Rutinekontroll.no genererer denne dokumentasjonen automatisk basert på faktisk aktivitet – noe som sparer betydelig tid sammenlignet med Word- og Excel-baserte systemer.

Hva bør ligge i HMS-permen?

Enten den er digital eller fysisk, bør permen inneholde:

  1. HMS-politikk og mål
  2. Organisasjonskart
  3. Oversikt over lover og forskrifter
  4. Rutiner (brann, førstehjelp, ulykke, kjemikalier)
  5. Risikovurderinger
  6. Kursbevis og kompetanseoversikt
  7. Vernerundeprotokoller
  8. Avvikslogg
  9. Referater fra AMU/verneombudsmøter
  10. Årlig HMS-rapport

Er du usikker på hvor du står?

Bruk Forskrifter.no sin kravsjekk – den går gjennom alle punktene i §5 og gir deg en detaljert oversikt over hva som mangler. Trenger du full dokumentasjon, kan du bestille komplett kravgjennomgang.

Interne ressurser